Datenschutzhinweise für die Anmeldung zu Veranstaltungen des DWIH São Paulo

Wir freuen uns über Ihr Interesse an den Veranstaltungen des DWIH São Paulo. Da Ihre Privatsphäre für uns ein wichtiges Anliegen ist, möchten wie Sie im Folgenden gemäß den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Veranstaltungen informieren.

  1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD)
Kennedyallee 50
53175 Bonn
Deutschland
Tel: +49 228 882-0
E-Mail: datenschutz@daad.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Dr. Gregor Scheja
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Telefon: +49 228 227226-0
Fax: +49 228 227226-26
www.scheja-partner.de
Kontakt via https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

2.1 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung/Auswertung der Veranstaltungen des DWIH São Paulo

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung/Auswertung unserer Veranstaltungen erforderlich ist. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Anmeldung sowie mögliche Erwartungen an die Veranstaltung zu berücksichtigen und außerdem unser Veranstaltungsangebot bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Die Zwecke hängen vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere

  • die Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
  • die Kontaktaufnahme zur Bereitstellung veranstaltungsrelevanter Informationen
  • die Kontaktaufnahme und Zusendung von veranstaltungsrelevanten Fragebögen im Rahmen der Evaluation aufgrund von Vorgaben unserer öffentlichen Geldgeber
  • die Auswertung des Nutzungsverhaltens zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Veranstaltungsangebotes
  • die Zurverfügungstellung der Kontaktdaten an Partnerorganisationen aus dem Kreis der DWIH-Unterstützer, an Rahmenvertragspartner und veranstaltungsspezifische Partner und Dienstleister des DWIH São Paulo, die in die Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung des DWIH São Paulo involviert sind.

Weitere Einzelheiten zu den Zwecken der Datenverarbeitung ergeben sich aus den jeweiligen Vertragsunterlagen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DS-GVO. Sie müssen dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung/Auswertung der jeweiligen Veranstaltung des DWIH São Paulo erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Anfrage zu bearbeiten bzw. den Vertrag zu erfüllen.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung eines Vertrages nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

2.2 Bildaufnahmen

2.2.1 Einwilligung

Für Bildaufnahmen einzelner Personen oder kleiner Personengruppen, auf denen Sie abgebildet sind und die ggf. zur Berichterstattung über unsere Veranstaltungen auf den Websites und Social-Media-Kanälen der DWIH oder des DAAD oder in Printpublikationen der DWIH oder des DAAD veröffentlicht werden, ist die Einwilligung von Ihnen grundsätzlich erforderlich. Diese kann auf unseren Veranstaltungen ausdrücklich durch Nachfrage bei Ihnen eingeholt oder konkludent durch die bereitwillige Teilnahme von Ihnen erfolgen. Falls Sie keine derartigen Aufnahmen wünschen, sollten Sie die betreffenden Fotografen hierauf aufmerksam machen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

2.2.2 Wahrung berechtigter Interessen

 Bildaufnahmen von Personengruppen (mehr als vier Personen) oder bestimmter Personenkategorien (u. a. Veranstaltungsredner, Referenten, Personen des öffentlichen Lebens), auf denen Sie abgebildet sind und die ggf. zur Berichterstattung über unsere Veranstaltungen den Websites und Social-Media-Kanälen der DWIH oder des DAAD oder in Printpublikationen der DWIH oder des DAAD veröffentlicht werden, verarbeiten wir zur Wahrung berechtigter Interessen. Unser Interesse liegt dabei in der Berichterstattung über unsere Veranstaltungen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

  1. Empfänger personenbezogener Daten

Interne Empfänger: Innerhalb des DWIH São Paulo haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke benötigen. Soweit es für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung/Auswertung der jeweiligen Veranstaltung des DWIH São Paulo notwendig ist, werden Ihre Daten den jeweils zuständigen Arbeitseinheiten der DAAD-Zentrale, DAAD-Außenstellen, -Informationszentren und -Lektoren übermittelt.

Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb des DWIH São Paulo weiter, wenn dies zu den unter Ziffer 2 genannten Zwecken erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger können sein:

a) Auftragsverarbeiter
Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für das Angebot des DWIH São Paulo oder die Bereitstellung von vertragsrelevanten Inhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

b) öffentliche Stellen
Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

c) Private Stellen
Händler, Kooperationspartner oder Hilfspersonen, an die Daten aufgrund der unter Ziffer 2 genannten Zwecke oder auf Basis einer Einwilligung oder einer Rechtsgrundlage übermittelt werden, beispielsweise Hotels, Druckereien, Werbeagenturen, Veranstalter/Ausrichter von Messen und anderen Veranstaltungsformaten im Bereich Wissenschaft und Forschung, an denen das DWIH São Paulo eine Teilnahme vorsieht, Partnerinstitutionen aus dem Kreis der Unterstützer des DWIH São Paulo, die nicht überwiegend öffentlich gefördert sind.

  1. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie eine Selbst-Zertifizierung des Empfängers für das EU-US Privacy Shield oder die Vereinbarung sogenannter EU- Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt.

Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.

  1. Automatisierte Einzelentscheidung einschließlich Profiling

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Artikels 22 der DS-GVO finden nicht statt.

  1. Speicherdauer

Die Speicherdauer personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte den Angaben unter Ziffer 2.

Zusätzlich gilt: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

  1. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im Einzelnen:

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@daad.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.